Gmailの添付ファイルをGoogle Driveにアップロードし、Slackに通知する
Gmailの添付ファイルをGoogle Driveにアップロードし、Slackに通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google Drive™
と
Gmail
と
Slack
を自動連携できます。
■概要
Gmailに届く請求書や報告書などの添付ファイルを、都度手作業でGoogle Driveに保存し、関係者にSlackで共有する作業に手間を感じていませんか？この一連の定型的な作業は、ファイルの保存漏れや共有忘れといったミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、特定のGmailメール受信をトリガーに、添付ファイルをGoogle Driveへ自動でアップロードし、Slackへ通知する一連の流れを自動化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った請求書などの添付ファイルを手作業で管理している経理担当者の方
- 取引先からの重要なファイルをGoogle Driveでチーム共有している営業担当者の方
- 定型的なファイル管理と共有通知の作業を効率化したいと考えている全ての方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailのメールチェックからファイル保存、共有通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの保存忘れや、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の信頼性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Google Drive、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理を分岐させます。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、Gmailで受信した添付ファイルを指定のフォルダに格納します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、ファイルが保存された旨を関係者に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、特定の差出人や件名、ラベルなどを指定し、自動化の対象とするメールを自由に設定してください。
- 分岐機能では、例えば「添付ファイルの有無」を条件に設定することで、添付ファイルがあるメールのみGoogle Driveへの保存処理に進むといった設定が可能です。
- Google Driveにファイルをアップロードする設定では、保存先のフォルダや、保存する際のファイル名を任意で指定できます。
- Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルやメンション先、メッセージの文面を業務に合わせて自由にカスタマイズしてください。
■注意事項
- Gmail、Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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フローボットトリガー
新しくファイル・フォルダが作成されたら
特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら
特定のキーワードを含むファイルが更新されたら
特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
特定のキーワードに一致するメールを受信したら
特定のラベルのメールを受信したら
特定のラベルのメールを受信したら（ラベルID指定）
メッセージがチャンネルに投稿されたら
ファイルがチャンネルに投稿されたら
メッセージがチャンネルに投稿されたら（Webhook）
メッセージにスタンプが押されたら（Webhook）
チャンネルでメンションされたら
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Slackアプリがメンションされたら（Webhook）
チャンネルでメンションされたら（複数ユーザー指定）
指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら（正規表現で指定）
新しいチャンネルが作成されたら（Webhook）
メッセージがスレッドに投稿されたら（Webhook）
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フローボットトリガー
新しくファイル・フォルダが作成されたら特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら特定のキーワードを含むファイルが更新されたら特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
フローボットオペレーション
フォルダを作成するファイルを複製する特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索ファイルを削除するファイルをアップロードするファイルをダウンロードするGoogleスプレッドシートをダウンロードGoogleスライドをダウンロードGoogleドキュメントをダウンロード特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得ファイル名を変更するファイル・フォルダ情報を取得エクセルファイルをスプレッドシートに変換するCSVファイルをスプレッドシートに変換する指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与するファイルをゴミ箱に移動するファイルやフォルダの権限のリストを取得ファイル・フォルダの説明を更新ファイルの格納先フォルダを変更ファイルのショートカットを作成ファイルのダウンロードやコピー操作の可否を設定する特定フォルダ内のフォルダの一覧を取得ファイルをGoogleドキュメントに変換するGoogleスプレッドシートをダウンロード（シートを指定）ファイル権限を「リンクを知っている全員」に変更特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索（ごみ箱を除く）プレゼンテーションファイルをGoogleスライドに変換するPDFファイルをGoogleドキュメントに変換する特定の組織にファイルやフォルダの権限を付与する特定のファイルを更新ファイルやフォルダから権限を削除する共有ドライブを作成共有ドライブを検索ファイルを複製する（詳細指定）ファイル・フォルダを検索
フローボットトリガー
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フローボットオペレーション
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フローボットトリガー
メッセージがチャンネルに投稿されたらファイルがチャンネルに投稿されたらメッセージがチャンネルに投稿されたら（Webhook）メッセージにスタンプが押されたら（Webhook）チャンネルでメンションされたら指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたらSlackアプリがメンションされたら（Webhook）チャンネルでメンションされたら（複数ユーザー指定）指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら（正規表現で指定）新しいチャンネルが作成されたら（Webhook）メッセージがスレッドに投稿されたら（Webhook）チャンネルでメンションされたら（複数ユーザー＆グループ指定）メッセージのスタンプが削除されたら（Webhook）
フローボットオペレーション
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