■概要
取引先から日々送られてくる請求書や注文書など、Gmailで受信する大量の添付ファイルを一つひとつ手作業で保存・管理するのは手間がかかる作業です。
また、手作業による保存漏れや関係者への共有忘れは、業務の遅延に繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードし、Slackへ通知する一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する添付ファイルを手作業でGoogle Driveに保存・管理している方
- ファイルの保存漏れや関係者への共有忘れといったヒューマンエラーを防ぎたい方
- 日々の定型業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailに届いた添付ファイルを自動でGoogle Driveに格納するため、これまで手作業での保存に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのファイル保存や関係者への通知作業が不要になるため、保存漏れや共有忘れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Google Drive、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信した添付ファイルを指定のフォルダに保存します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「メッセージを送る」アクションを設定し、ファイルが保存された旨を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、「請求書」や取引先名など、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワードを任意で設定してください。
- 分岐機能では、添付ファイルの有無だけでなく、ファイル名や差出人アドレスなどの情報をもとに後続の処理を分岐させる条件をカスタマイズ可能です。
- Google Driveでファイルをアップロードするアクションを設定する際に、格納先となるフォルダを任意で指定してください。
- Slackの通知メッセージは、通知先のチャンネルを自由に設定でき、本文にはファイル名や保存先URLなど前段の処理で取得した情報を変数として埋め込めます。
■注意事項
- Gmail、Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 - ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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