■概要
毎月の予算報告など、定期的なレポート作成と送付業務に手間を感じていませんか？
手作業でのデータ集計やメール作成は時間がかかるだけでなく、数値の転記ミスや送付漏れといったリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelから最新の予算データを自動で取得し、PDFとして発行後、Outlookから関係者へ送付する一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft ExcelとOutlookを使い、定期的な予算報告を手作業で行っている方
- 毎月のレポート作成業務における入力ミスや送付漏れを防ぎたいと考えている方
- 定型業務を自動化することで、コア業務に集中する時間を確保したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に自動で処理が実行されるため、レポート作成やメール送付といった定型業務に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記ミスやファイルの添付漏れといった、ヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Excel、Google スプレッドシート、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションで実行したい日時を指定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを取得する」アクションで予算データが記載されたシートの情報を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「書類を発行する」アクションで、取得したデータを基にPDF書類を発行します。
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションで、発行したPDFを添付して指定した宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、このワークフローを実行したい日時（例：毎月25日の10時）を任意で設定してください。
- Microsoft Excelの「レコードを取得する」アクションでは、予算データが保存されているファイルやシート、取得するデータの条件などを任意で設定します。
- Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションでは、PDFの雛形となるファイルや、Microsoft Excelから取得したデータを差し込む箇所を任意で設定してください。
- Outlookの「メールを送る」アクションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文の内容などを実際の業務に合わせて任意で設定します。
■注意事項
- Microsoft Excel、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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