フォームの情報からMicrosoft Excelで目標シートのPDFを発行してOutlookで送付する

■概要

フォームで受け付けた情報をMicrosoft Excelに手入力し、そこから目標シートなどの書類を作成、さらにPDF化してOutlookで送付するといった一連の作業に、手間や時間を取られていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームへの情報送信をきっかけに、Microsoft Excelでの書類発行からOutlookでのメール送付までを自動化し、これらの定型業務を効率化することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームとMicrosoft Excel、Outlookを使った手作業に課題を感じている方
• 目標管理シートなど、定期的に発生する書類の作成・送付業務を効率化したい方
• 手作業によるデータの転記ミスや、メールの誤送信などのヒューマンエラーを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームが送信されると自動で書類が作成・送付されるため、これまで手作業で行っていた一連の業務にかかる時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの転記ミスや添付ファイルの誤りなどを防ぎ、業務の正確性を向上させることができます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft ExcelとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「書類を発行する」アクションを設定して、フォームの内容を反映した書類を作成します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成した書類を添付して指定の宛先にメールを送付します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガー機能では、目標設定に必要な名前や目標項目など、収集したい情報に合わせて質問を自由に作成・編集することが可能です。
• Microsoft Excelの「書類を発行する」アクションでは、発行するファイルの保存場所やファイル名、Excelテンプレート内のどの箇所にフォームの情報を反映させるかといった置換条件を細かく設定できます。
• Outlookの「メールを送る」アクションでは、件名や本文を自由に設定でき、前のステップで作成した書類の情報を自動で本文に引用することもできます。

■注意事項

• Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。