Chatworkの通知内容をもとにZoomウェビナーに参加者を登録する

■概要

ウェビナーの申し込みをChatworkで受け付け、その都度Zoomに参加者情報を手入力する作業に手間を感じていませんか？手作業による転記は登録漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Chatworkに投稿された申込内容からAIが情報を自動で抽出しZoomのウェビナーへ参加者を登録するため、一連の作業を自動化し、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• ChatworkとZoomを用いてウェビナー運営を手作業で行っている担当者の方
• 参加者情報の転記ミスや登録漏れをなくし、正確な参加者管理を実現したい方
• ウェビナーの申込受付業務を効率化し、企画などのコア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Chatworkへのメッセージ投稿を起点にZoomへの参加者登録が自動で完了するため、手作業による転記作業の時間を短縮できます。
• 手作業での情報入力が不要になることで、氏名や連絡先などの登録間違いや対応漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ChatworkとZoomをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでChatworkを選択し、「新しいメッセージがルームに投稿されたら」というアクションを設定し、監視対象のルームを指定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Chatworkのメッセージ内容から参加者情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでZoomの「ウェビナーに登録者を追加」アクションを設定し、AIが抽出した情報を紐付けて登録を自動化します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストからデータを抽出する」では、Chatworkのメッセージ本文から氏名やメールアドレスなど、どのような情報を抽出するかを任意で設定してください。
• Zoomの「ウェビナーに登録者を追加」では、対象のウェビナーIDを指定したり、前段のAI機能で取得した氏名などの情報を動的な値として設定することが可能です。

■注意事項

• ChatworkとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。