フォームの情報をもとにGoogleカレンダーで予定を作成してHubSpotにメモを追加する

■概要

フォームからのお問い合わせや予約受付後、手動でGoogleカレンダーに予定を入れ、さらにHubSpotに活動履歴を入力する作業は、手間がかかり入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動でGoogleカレンダーに予定が作成され、HubSpotにもメモが追加されるため、こうした日程調整や顧客管理に関わる定型業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受け付けた情報を基に、手作業でGoogleカレンダーへの予定登録やHubSpotへの情報入力を行っている方
• 日程調整や顧客情報管理における二重入力の手間を解消し、業務を効率化したいと考えている営業やカスタマーサポート担当の方
• 手作業による転記ミスや対応漏れを防ぎ、顧客対応の品質を向上させたいチームのマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信を起点に予定作成とメモ追加が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• 手作業による情報の転記がなくなることで、予定の登録漏れや顧客情報の入力ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleカレンダーとHubSpotをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続けて、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、フォーム情報をもとに予定を作成します。
4. 次に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトを検索（キーワード検索）」を設定し、フォームのメールアドレスなどから該当するコンタクトを検索します。
5. 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトにメモを追加」を設定し、検索したコンタクトに対して予定内容などのメモを自動で追加します。

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleカレンダーで予定を作成するアクションでは、予定を追加したいカレンダーのカレンダーIDを任意で設定してください。
• HubSpotにメモを追加するアクションでは、前のステップで検索した結果から取得したコンタクトIDを正しく指定してください。