Microsoft Teamsで特定条件のメッセージが投稿されたら、Zoomでミーティングを作成し通知する

■概要

Microsoft Teamsでのチャット連絡を受けて、手動でZoomミーティングを設定し、参加者にURLを共有する作業は手間がかかる上に、連絡漏れなどのミスも起こりがちです。急な打ち合わせ依頼の場合、迅速な対応が求められ、担当者の負担になることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定メッセージをきっかけに、Zoomミーティングの作成からURLの通知までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsでのコミュニケーションを起点に、Zoom会議を頻繁に実施する方
• 会議設定やURL共有といった手作業による定型業務に、時間的な負担を感じている方
• チーム内のミーティング設定プロセスを自動化し、業務を効率化したいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Teamsの特定メッセージ投稿を起点にミーティング作成から通知までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動での情報転記やURLの共有作業が不要になるため、設定ミスや連絡漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとZoomをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のキーワードが含まれるメッセージの場合のみ、後続の処理に進むようにします。
4. 次に、オペレーションでAI機能を設定し、Teamsのメッセージからミーティングの議題などを抽出します。
5. 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにミーティングを作成します。
6. 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルに投稿されたメッセージに返信する」アクションを設定し、作成されたミーティングURLを元の投稿に通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガーでは、監視対象のチャンネルIDや、フローを起動させるメッセージに含まれるキーワード（例：「MTG依頼」など）を任意に設定できます。
• AI機能によるテキスト抽出では、Teamsのメッセージ本文を変数として利用し、ミーティングの議題や日時など、抽出したい項目を自由にカスタマイズ可能です。
• Zoomのミーティング作成では、トピックやアジェンダといった項目に、前段のステップで取得した情報を変数として利用し、動的に内容を設定できます。
• Microsoft Teamsへの通知では、返信するチャネルや本文の内容を、固定値だけでなく前段の情報を変数として利用し、柔軟にカスタマイズできます。

■注意事項

• Microsoft Teams、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
  フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。