■概要

Outlookに登録した予定を、関係者に都度LINE公式アカウントで連絡するのは手間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。特に、重要な会議や顧客とのアポイントメントなど、正確な情報共有が求められる場面では大きな課題となることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Outlookのカレンダーにイベントが登録されると、指定したLINE公式アカウントへ自動で通知が送信されるため、こうした共有の手間やミスを解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookでスケジュール管理を行い、関係者への共有をLINE公式アカウントで行っている方
• 予定の共有漏れや遅延を防ぎ、スムーズな情報連携を実現したいチームリーダーの方
• 手作業による情報共有の手間をなくし、業務効率を改善したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookへのイベント登録をトリガーに自動で通知が飛ぶため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を削減できます
• 手作業による連絡漏れや、イベント内容の伝え間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実な情報共有を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとLINE公式アカウントをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します
3. 次に、AI機能の「テキスト抽出」アクションで日付情報を任意の形式で抽出します
4. 最後に、オペレーションでLINE公式アカウントの「マルチキャストメッセージを送る」アクションを設定し、登録されたイベント情報を基にした通知メッセージを送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、通知の対象とするカレンダーのユーザーIDやタイムゾーンを任意で設定してください
• AI機能のテキスト抽出アクションでは、前段で取得したアウトプット情報から任意の項目を抽出することが可能です
• LINE公式アカウントで送信するメッセージ内容は、固定のテキストだけでなく、前段のトリガーで取得したイベントの件名や日時などを変数として組み込み、動的に作成することが可能です

■注意事項

• Outlook、LINE公式アカウントのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。