Salesforceで商談フェーズが更新されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する

■概要

Salesforceで商談が特定のフェーズに進んだ際、関連資料を保管するためにMicrosoft SharePointへ手動でフォルダを作成する作業に、手間を感じていないでしょうか。この定型業務は、件数が増えると負担が大きくなり、フォルダの作成漏れや命名規則の誤りといった人為的ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談フェーズ更新をきっかけに、Microsoft SharePointへのフォルダ作成が自動化され、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• SalesforceとMicrosoft SharePoint間の手作業での連携に手間を感じている営業担当者の方
• 商談ごとのフォルダ作成漏れや命名規則のミスを防ぎ、業務品質を高めたい営業マネージャーの方
• 営業プロセスのDXを推進しており、具体的な自動化の仕組みを構築したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceの商談フェーズが更新されると自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業でのフォルダ作成時に起こりがちな、作成忘れや命名ルールの間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SalesforceとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談レコードが更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、更新された商談のフェーズが特定の値（例：「受注」）になった場合のみ、後続のアクションが実行されるように条件を指定します。
4. 最後に、上記の条件を満たした場合に実行されるオペレーションとして、Microsoft SharePointの「フォルダを作成する」アクションを設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Salesforceのトリガーで取得した商談名や取引先名といった情報を、Microsoft SharePointで作成するフォルダの名称に動的に設定することが可能です。
• Microsoft SharePointでフォルダを作成した後に取得できるフォルダのURLやIDといった情報を、Salesforceの該当商談レコードの特定のフィールドへ自動で書き戻すように設定できます。

■注意事項‍

• Salesforce、Microsoft SharePointとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。