Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveに保存し、リンクをメール返信する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Gmail

を自動連携できます。

■概要

Gmailで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でGoogle Driveに保存していませんか？この一連の作業は手間がかかるだけでなく、保存漏れなどのミスにも繋がりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に添付ファイルを自動でGoogle Driveへ保存し、その共有リンクを記載したメールまで自動返信できます。これにより、面倒なファイル管理業務から解放されます。

■このテンプレートをおすすめする方

Gmailで受信する添付ファイルの管理とGoogle Driveへの保存を手作業で行っている方
定型的なファイルのやり取りを自動化して、業務の効率化を図りたいと考えているチーム
手作業によるファイルの保存忘れや共有ミスを防ぎ、確実な業務遂行を目指す方

■このテンプレートを使うメリット

Gmailの受信を起点に添付ファイルの保存から共有連絡までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
手動でのファイル保存や共有リンクのコピー＆ペーストが不要になるため、保存漏れや共有間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」フローが起動するように設定します。
次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールに添付ファイルが存在する場合のみ後続の処理に進むようにします。
続いて、添付ファイルをGoogle Driveの指定フォルダにアップロードするアクションを設定します。
次に、アップロードしたファイルの共有リンクを取得するために、Google Driveの「ファイル・フォルダ情報を取得」アクションを設定します。
最後に、取得した共有リンクなどの情報を含んだメールを、Gmailの「メールを送る」アクションで自動送信するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先を任意で設定できるため、元の送信者への返信だけでなく、特定の担当者やグループアドレスに通知を送ることも可能です。
送信するメールの本文には、固定のテキストだけでなく、前のステップで取得したGoogle Driveのファイル名や共有リンクなどの情報を変数として埋め込むことができ、状況に応じた内容のメールを自動で作成できます。

■注意事項

Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。