Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Google Meetで会議スペースを発行する

■概要

急な打ち合わせ依頼のメールを受信した際に、都度Google MeetのURLを発行して返信する作業は、地味に時間を取られるのではないでしょうか。手作業のため、URLの貼り間違いや共有漏れといったミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定の件名のメールを受信すると自動でGoogle Meetの会議スペースが発行され、URLを記載したメールを自動送信できるため、こうした手間やミスを解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信したメールを元に、Google Meetの会議設定を手作業で行っている方
• 会議URLの発行や共有作業を効率化し、コア業務に集中したいと考えている方
• 手作業によるURLの共有漏れや、設定ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信を起点に会議発行から共有までが自動化され、これまで手作業で行っていた会議設定の時間を短縮できます。
• 手作業によるURLのコピー＆ペーストミスや、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報連携を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGoogle MeetをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Meetを選択し、「会議スペースを作成」のアクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションで再度Outlookを選択し、「メールを送る」アクションで、作成した会議URLを含むメールを関係者に送信するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、フローを起動する条件として、特定のメールフォルダや件名・本文に含まれるキーワードを設定してください。
• 会議URLを共有するOutlookのメール送信設定では、宛先や件名、本文を自由にカスタマイズできます。前段のオペレーションで発行したGoogle MeetのURLを変数として本文に挿入することも可能です。

■注意事項

• OutlookとGoogle MeetのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。