Zoom会議が終了したら、文字起こししてMicrosoft Excelに追加する

■概要

Zoomでのオンライン会議後に録画データを聞き返して議事録を作成し、内容をMicrosoft Excelに転記する作業に手間を感じていませんか？重要な会議ほど、正確な記録を残すために時間がかかり、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Zoom会議が終了するだけでAIが自動で文字起こしを行い、指定のMicrosoft Excelに内容を追加するため、こうした課題を円滑に解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoom会議の議事録作成や文字起こしに多くの時間を費やしている方
• 会議の録画データとMicrosoft Excelでの情報管理を手作業で行っている方
• 会議後のフォローアップ業務を自動化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoom会議終了後の録画取得、文字起こし、転記までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業による聞き間違いや転記ミス、共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な情報管理に繋がります。

■フローボットの流れ

1. ZoomとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というトリガーアクションを設定します。
3. オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションと「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードする」アクションを設定して、レコーディングファイルを取得します。
4. オペレーションでAI機能の「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードした音声ファイルをテキスト化します。
5. オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、文字起こしされたテキストデータを指定のファイルに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Zoomのトリガー設定では、対象としたいアカウントのメールアドレスを任意で指定することが可能です。
• Microsoft Excelのオペレーション設定では、どのファイルのどのシートに、文字起こし結果などの情報を追加するかを自由に設定できます。

■注意事項

• ZoomとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
  ・ミーティングが終了したら
  ・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
• Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点は下記をご覧ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。