フォームに回答されたら見積書の作成を自動で行い、PDFをBoxに格納する

■概要

Webサイトのフォームから見積もり依頼が届くたびに、手作業で内容を確認して見積書を作成し、PDF化してBoxに格納するといった業務に時間を取られていませんか？
このワークフローを活用すれば、フォームが送信されたタイミングでGoogle スプレッドシートを元に見積書を自動作成し、PDFとしてBoxに格納するまでの一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームからの見積書作成とPDF化、Boxへの格納を手作業で行っている営業担当者の方
• Google スプレッドシートとBoxを活用した見積書管理の効率化を目指しているチームの方
• 手作業によるミスを減らし、より正確で迅速な見積もり対応を実現したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答をトリガーに見積書の自動作成からBoxへの格納までが実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による見積もり内容の転記ミスや、PDFの格納漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「見積書作成フォーム」が送信されたらフローが起動するように設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「書類を発行する」アクションを設定して、フォームの回答内容を基に見積書をPDFとして発行します。
4. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行された見積書PDFを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーでは、見積書の作成に必要となる宛名や品目、数量といった項目を任意で設定してください。
• Google スプレッドシートで書類を発行するアクションでは、元となる見積書の雛形ファイルや、フォームの回答内容を反映させるための置換文字列を任意で設定してください。
• Boxにファイルをアップロードするアクションでは、アップロードするPDFのファイル名や、格納先のフォルダをコンテンツIDで任意に指定してください。

■注意事項

Google スプレッドシート、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。