Google Meetで会議終了後、AIで指定の形式に要約したら議事録を作成しOutlookで送信する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Google Meet

と

Outlook

を自動連携できます。

■概要

Google Meetでの会議後、録画データを聞き返しながら議事録を作成する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、内容の要約や関係者への共有まで含めると、本来注力すべき業務の時間を圧迫してしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、Google Meetでの会議が終了すると、AIが自動で議事録を作成しOutlookで共有まで行うため、会議後の面倒な手作業から解放されます。

■このテンプレートをおすすめする方

Google Meetでの会議が多く、議事録の作成や共有に課題を感じている方
AIによる要約機能を活用して、会議内容の整理や情報共有を効率化したい方
手作業による議事録の作成漏れや、Outlookでの共有遅延を防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

会議終了から議事録作成、共有までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
AIが会議内容を要約し、設定したフォーマットで議事録を作成するため、担当者による品質のばらつきや共有漏れを防ぎます。

■フローボットの流れ

はじめに、Google Meet、Googleドキュメント、OutlookをYoomと連携します。
次に、トリガーでGoogle Meetを選択し、「会議が終了したら」というアクションを設定します。
次に、オペレーションで、レコーディングデータの生成を待つため「待機する」アクションを設定します。
続けて、Google Meetの「レコーディング情報を取得する」アクションと、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
次に、音声文字起こし機能でダウンロードした音声データをテキスト化し、AI機能で指定の形式に要約します。
続けて、書類発行機能で要約内容をもとにGoogleドキュメントで議事録を作成します。
最後に、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成された議事録を関係者に自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Outlookでメールを送信するアクションでは、宛先や件名に任意の値を設定してください。本文には、AIによる要約結果など、事前のアクションで取得した情報を含めて設定することが可能です。

■注意事項

Google Meet、Googleドキュメント、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。

このテンプレートを試してみる

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使用しているアプリについて

Google Meet

YoomではGoogle MeetのAPIとノーコードで連携し、API経由でGoogle Meetの操作を自動化することができます。例えば、Google Meetの会議が終了したら自動で議事録を作成し、NotionやGoogleドキュメントに格納したり、Google Meetの会議スペースを作成し、メールで会議URLを送信するといったことが可能です。