Google Meetで会議終了後、AIで指定の形式に要約したら議事録を作成しOutlookで送信する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Google Meet

と

Outlook

を自動連携できます。

■概要

Google Meetでの会議後、議事録の作成や共有に手間がかかっていませんか？レコーディングデータの文字起こしや要約、そして関係者への共有といった一連の作業は、時間がかかるだけでなく、対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、会議が終了するとAIが自動で文字起こしと要約を行い、議事録を作成してOutlookで送信するまでの一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

Google Meetでの会議が多く、議事録作成の効率化を模索している担当者の方
AIを活用して、会議の文字起こしや要約を自動化したいと考えている方
会議後の情報共有を迅速かつ正確に行いたいプロジェクトマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

会議終了後の文字起こしから議事録作成、共有までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。
手作業による文字起こしの聞き間違いや要約の抜け漏れ、共有先のミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

はじめに、Google Meet、Googleドキュメント、OutlookをYoomと連携します。
トリガーでGoogle Meetを選択し、「会議が終了したら」というアクションを設定します。
オペレーションで待機機能を設定し、レコーディング処理が完了するまで待機します。
次に、Google Meetの「レコーディング情報を取得」アクションで録画データを特定し、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションで音声ファイルを取得します。
AI機能の「音声データを文字起こしする」でテキスト化し、さらに「要約する」で議事録の骨子を作成します。
書類発行機能で、要約結果を元にGoogleドキュメントで議事録を発行します。
最後に、Outlookの「メールを送る」アクションで、作成した議事録を関係者へ自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

Outlookでメールを送信するアクションでは、宛先や件名を任意の値で設定してください。本文には、AIによる要約結果など、事前のアクションで取得した情報を含めて自由にカスタマイズすることが可能です。

■注意事項

Google Meet、Googleドキュメント、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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使用しているアプリについて

Google Meet

YoomではGoogle MeetのAPIとノーコードで連携し、API経由でGoogle Meetの操作を自動化することができます。例えば、Google Meetの会議が終了したら自動で議事録を作成し、NotionやGoogleドキュメントに格納したり、Google Meetの会議スペースを作成し、メールで会議URLを送信するといったことが可能です。