Googleフォームで受け取った帳票をOCRで読み取り、Notionに追加する

■概要

Googleフォームで受け取った請求書や申込書などの帳票データを、手作業でNotionへ転記していませんか。ファイルを開いて内容を確認し、転記する作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスの原因にもなりかねません。
このワークフローは、Googleフォームへのファイル添付付きの回答をトリガーにOCR機能が帳票を自動で読み取り、その内容をNotionのデータベースへ追加します。定型的なデータ入力業務から解放され、業務の正確性と速度の向上に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け取った帳票の内容を手作業でNotionへ転記している方
• OCR技術を活用して、紙やPDFの帳票からのデータ入力を自動化したい方
• 定型的なデータ入力作業を効率化し、チームの生産性を向上させたいマネージャー

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの回答からNotionへの情報追加までが自動化され、手作業での転記や確認にかかっていた時間を短縮できます。
• 人の手による入力作業がなくなるため、転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を向上させることができます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、NotionをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」アクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された帳票ファイルを取得します。
4. 続いて、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
5. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキストを指定のデータベースに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能では、帳票の中から読み取りたい項目（例：会社名、金額、日付など）を自由に設定したり、読み取りに用いるAIモデルや言語を選択したりできます。
• Notionのアクションでは、データを追加したいデータベースを選択できます。また、各項目には固定のテキストを入力するだけでなく、フォームの回答内容やOCRで抽出した値を変数として埋め込むことが可能です。

■注意事項

• GoogleフォームとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。