■概要
Notionに新しいページが作成されるたびに、担当者への連絡やOutlookでのメール作成・送信を手作業で行っていませんか？
これらの定型業務は時間がかかり、本来の業務を圧迫することもあるかもしれません。
このワークフローを活用すれば、Notionのページ作成をトリガーに、担当者への確認依頼とOutlookからのメール送信までを自動化でき、業務の効率化と連絡漏れの防止に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとOutlookを連携させ、情報共有の効率を上げたいと考えている方
- 手作業によるメール作成や担当者への連絡業務に手間を感じている方
- 定型的な通知業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionでのページ作成を起点に、担当者への確認依頼とOutlookでのメール送信が自動化されるため、手作業で行っていた時間を削減できます。
- 手動による情報伝達やメール作成時の宛先間違い、送信漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減し、確実な情報共有を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「ページが作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する」アクションを設定し、作成されたページの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションで対応依頼機能の「担当者へ対応を依頼する」アクションを設定し、メール送信前の確認を依頼します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、確認済みの内容でメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionの「レコードを取得する」アクションでは、フローボットで利用したいページ情報に応じて、取得するレコードの条件を任意で設定してください。
- 対応依頼機能の「担当者へ対応を依頼する」アクションでは、メール内容の確認を依頼する担当者や、依頼メッセージの内容などを任意で設定してください。
- Outlookの「メールを送る」アクションでは、メールの宛先（To, CC, BCC）、件名、本文の内容などを、実際の運用に合わせて任意で設定してください。
■注意事項
- NotionとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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