Microsoft Teamsに議事録が投稿されたら、Zendeskに自動でチケットを作成する

■概要

Microsoft Teamsで共有された議事録の内容を、手作業でZendeskに起票し管理しているものの、手間や対応漏れに課題を感じていませんか。特に会議が頻繁に行われる環境では、議事録からの情報伝達とタスク化の遅延が業務のボトルネックになることもあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルへ議事録が投稿されると、AIが内容を解析しZendeskへ自動でチケットを作成するため、情報連携の迅速化と作業負担の軽減を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsで議事録を共有し、Zendeskでタスク管理を行っている担当者の方
• 議事録に基づいたZendeskチケットの手動作成に、手間や時間を要していると感じている方
• 会議後の情報連携の迅速化と、対応漏れ防止による業務品質向上を目指す方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへの議事録投稿をトリガーにZendeskのチケットが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てられます。
• 手作業による情報の転記ミスやチケットの起票漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有とタスク管理を支援します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとZendeskをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。この設定で、指定したチャネルへの新規メッセージ投稿を検知します。
3. 続けて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Microsoft Teamsのメッセージ本文（議事録）から、チケット作成に必要な情報を抽出するよう指定します。
4. 最後に、オペレーションでZendeskの「チケットを作成」アクションを設定し、前のステップで抽出した情報を利用して、Zendeskに新しいチケットを自動で作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、議事録が投稿されるチームIDやチャネルIDを任意で指定してください。また、フローの起動間隔も業務に合わせて調整することが可能です。
• AI機能の「テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、議事録のフォーマットに応じて適切な変換タイプを選択し、チケット名や内容に含めたい情報を抽出するための抽出対象や抽出項目を、固定値やMicrosoft Teamsからのアウトプットを利用して設定してください。
• Zendeskの「チケットを作成」オペレーションでは、ご自身のZendesk環境に対応するサブドメインを正確に入力してください。また、チケットの件名や詳細についても、AI機能で抽出したアウトプット情報などを活用し、分かりやすい内容になるようカスタムすることが可能です。

■注意事項

• Microsoft Teams、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。