Zendeskでチケットが更新されたらGmailで通知する

■概要

Zendeskで重要なチケットが更新された際に、見逃してしまったり対応が遅れたりすることはありませんか？複数のツールを横断して確認する作業は、手間がかかるだけでなく、ビジネスチャンスの損失にも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Zendeskでチケットが更新されると、指定した宛先にGmailで自動的に通知が届くため、重要な更新を見逃すことなく、迅速な対応が可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zendeskのチケット更新を迅速に把握し、対応漏れを防ぎたいカスタマーサポート担当者の方
• ZendeskとGmailを併用しており、手動での通知連絡に手間を感じているチームリーダーの方
• 顧客対応のスピードと質を向上させ、顧客満足度を高めたいと考えているマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Zendeskのチケット更新を自動でGmailに通知するため、確認漏れや対応遅れといったヒューマンエラーを防ぎ、迅速な顧客対応を実現します。
• これまで手作業で行っていたZendeskの確認と通知連絡の工数を削減し、より重要な顧客対応や分析業務に集中する時間を確保できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZendeskとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZendeskを選択し、「チケットが更新されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、Zendeskのチケット情報を含めた通知メールが送信されるように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailの「メールを送る」アクションでは、通知先のメールアドレスを任意に設定でき、個人宛だけでなくチームのメーリングリストなどを指定することも可能です。
• 通知メールの件名や本文には、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したZendeskのチケットIDや件名、更新者といった情報を変数として埋め込めます。

■注意事項

・ZendeskとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。

・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。