Google Meetで会議が終了したら、Outlookで参加者にアンケートを送る

■概要

Google Meetでの会議後、参加者へのアンケート送付は迅速なフィードバック収集に不可欠です。
しかし、手作業では手間がかかり、送信漏れなども起こりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Google Meetの会議終了をきっかけに、Outlookから参加者へアンケートメールを自動で送信でき、貴重な意見を効率的に集めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Meetでの会議が多く、終了後のアンケート送信を効率化したい方
• Outlookを使い、手作業でのメール送信による手間やミスを減らしたい方
• 会議参加者からのフィードバック収集を自動化し、迅速化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Meetの会議終了後、Outlookでのアンケートメール送信が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるメールの宛先間違いや送信漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、確実な情報収集を支援します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google MeetとOutlookをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogle Meetの「会議が終了したら」というアクションを設定します。この設定により、指定したGoogle Meetアカウントでの会議が終了した際にフローが自動的に起動します。
3. 次に、Yoomのデータベース機能「レコードを取得する」アクションを設定し、アンケートの内容や送信リストなど、メール送信に必要な情報を取得します。
4. 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得した情報や会議の参加者情報に基づいて、アンケート依頼のメールを自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookから送信するメールの宛先は、会議の参加者情報に応じて任意に設定することが可能です。
• メールの本文や件名は、Yoomデータベースから取得した参加者名などの情報を動的に埋め込むことで、よりパーソナライズされた内容にカスタムできます。

■注意事項

• Google Meet、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。