■概要

会議後の議事録作成と共有に、手間と時間を取られていませんか。録画データを確認しながらの文字起こしや要約、そしてメールでの共有といった一連の作業は、本来注力すべきコア業務の時間を圧迫しがちです。このワークフローを活用すれば、Google Meetの会議終了をトリガーに、録画データから議事録を自動作成し、Gmailで関係者に送信するまでの一連の流れを自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Meetでの会議が多く、議事録作成と共有に時間を要している方
• 手作業での文字起こしや要約作成による負担を軽減したいと考えている方
• 会議後のフォローアップを効率化し、チームの生産性を高めたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• 会議終了後の録画データからの文字起こし、要約、議事録作成、メール送信までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 議事録の共有漏れや、要約作成時の記載ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、会議内容を正確かつ迅速に関係者へ共有することが可能になります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Meet、Googleドキュメント、Google Drive、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Meetを選択し、「会議が終了したら」を設定します。
3. オペレーションで待機機能を設定し、録画データが生成されるまで一定時間待機します。
4. Google Meetの「レコーディング情報を取得」で会議の録画データを取得し、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」で録画データをダウンロードします。
5. 音声文字起こし機能で、ダウンロードした音声ファイルからテキストを抽出します。
6. AI機能で、文字起こしされたテキストを要約し、議事録の骨子を作成します。
7. 書類発行機能で、要約内容を基にGoogleドキュメントで議事録を発行します。
8. 最後に、Gmailで、作成した議事録を関係者に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 録画データの生成時間を考慮し、待機機能で任意の待機時間を設定してください。
• Google MeetやGoogle Driveのオペレーションでは、特定の会議IDやファイルIDを固定値で指定したり、前のステップで取得した情報を変数として設定したりできます。
• AI機能による要約では、文字起こししたテキストを変数として設定し、要約の条件（箇条書き、要点抽出など）を自由にカスタマイズ可能です。
• 書類発行機能では、あらかじめ用意したGoogleドキュメントの雛形を指定し、会議名や要約内容などを任意の位置に差し込めます。
• メール機能では、送信先の宛先、件名、本文を自由に設定でき、作成した議事録のURLなどを本文に盛り込むことが可能です。

■注意事項

• Google Meet、Google Drive、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 「待機する」、OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションオペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、ファイルの容量制限についてをご参照ください。
• 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。