Google Meetで会議が終了したら、議事録を作成してGmailで送信する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Google Meet

と

Gmail

を自動連携できます。

■概要

Google Meetでの会議後、録画データから議事録を作成し、関係者に共有する作業に手間を感じていませんか。手作業での文字起こしや要約、メールでの共有は時間がかかり、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Google Meetの会議終了をきっかけに、議事録の作成からGmailでの共有までを自動化できるため、これらの課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

Google Meetでの会議が多く、議事録の作成と共有に時間を取られている方
会議後のフォローアップを迅速化し、業務の生産性を高めたいと考えている方
Gmailを活用した情報共有プロセスの自動化に関心があるチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

Google Meet会議終了後、議事録作成からGmailでの共有までが自動化され、手作業に費やしていた時間を削減できます。
文字起こしの内容や要約の質を均一化し、共有先の間違いといったヒューマンエラーを防ぐことで、議事録共有プロセスの品質を安定させます。

■フローボットの流れ

はじめに、Google Meet、Google Drive、Googleドキュメント、GmailをYoomと連携します。
次に、トリガーでGoogle Meetを選択し、「会議が終了したら」というアクションを設定します。
次に、オペレーションで待機機能を設定し、レコーディングファイルが生成されるまで一定時間待機します。
次に、Google Meetの「レコーディング情報を取得」アクションで、会議の録画情報を取得します。
次に、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションで、取得したレコーディングファイルをダウンロードします。
次に、音声文字起こし機能でダウンロードした音声データをテキスト化し、さらに要約機能でテキストを要約します。
次に、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションで、要約した内容を元に議事録を作成します。
最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した議事録を指定の宛先に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Google Meetのトリガーでは、特定の会議IDのみを対象にするなど、任意の設定が可能です。
レコーディングファイルが生成されるまでの待機時間は、利用環境に合わせて任意で設定してください。
音声文字起こし機能では、対象とする音声ファイルを任意で指定することが可能です。
要約機能では、要約対象のテキストや生成する文字数などを任意で設定できます。
Googleドキュメントで議事録を発行する際に、使用する雛形や書類のタイトルなどを任意で設定してください。
Gmailの通知先メールアドレスは任意で設定できます。また、メールの件名や本文には、前段のフローで取得した会議名や議事録の要約などを変数として埋め込むことも可能です。

■注意事項

Google Meet、Google Drive、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「待機する」オペレーションは、パーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
要約機能はミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
事前に議事録の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については「「書類を発行する」の設定方法」をご参照ください。

このテンプレートを試してみる

類似したテンプレートをご紹介！

Google Meetで会議が終了したら音声データをもとにAIで議事録を発行し、Discordに送信する

Google Meet会議終了をトリガーに録音取得→AI文字起こし・要約→Googleドキュメント作成→Discordへ自動共有するフローです。議事録作成の手間や漏れを抑え、情報共有を円滑にできます。

詳細を見る

Google Meetで会議が終了したら、文字起こししてkintoneに自動追加する

Google Meetで会議が終了したら、文字起こししてkintoneに自動追加するフローです。手動での議事録作成が不要となり、会議後の作業時間が削減されます。また、文字起こし情報の自動登録により、チーム間での情報共有がスムーズになります。

詳細を見る

Google Meetで会議が開始したら、Miroにボードを作成する

Google Meet終了をトリガーにMiroボードを自動作成するフローです。手動設定の時間と作成忘れを減らし、会議後のアイデア共有やタスク整理をスマートに進め、チームの集中力を保ち生産性向上につなげます。

詳細を見る

Google Meetで会議が終了したらGmailで通知する

このワークフローはGoogle Meetの終了をきっかけに、Gmailから自動で通知メールを送るフローです。会議後の定型作業を手放し、送信漏れや入力ミスを防いでフォローアップを円滑にし、担当者はより重要な業務へ集中できます。

詳細を見る

Google Meetで会議終了後、録画URLをOutookに送信する

Google Meet終了時に録画URLを取得し、Outlookで関係者へ自動送信するフローです。共有漏れやメール作成の手間を減らし、確実な情報配信と作業時間の短縮をさらに効率化します。

詳細を見る

Google Meetで会議終了後、会議内容を議事録化してSlackに通知する

Google Meetの会議終了後、録画をAIで文字起こし・要約し、Slackに議事録を自動通知するフローです。聞き直しや転記の手間を減らし、情報共有をすばやく行えます。

詳細を見る

すべてのテンプレートを見る

使用しているアプリについて

Google Meet

YoomではGoogle MeetのAPIとノーコードで連携し、API経由でGoogle Meetの操作を自動化することができます。例えば、Google Meetの会議が終了したら自動で議事録を作成し、NotionやGoogleドキュメントに格納したり、Google Meetの会議スペースを作成し、メールで会議URLを送信するといったことが可能です。