フォームの回答内容をもとにfreee請求書で見積書を発行し、LINE WORKSに通知する

■概要

フォームへの回答があった際に、その内容をもとに手作業で見積書を作成し、関係者に通知する業務は、手間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか。特に複数のツールを利用している場合、それぞれの操作が負担となることもあります。このワークフローを活用すれば、フォームの回答内容をトリガーとしてfreee請求書で見積書を自動発行しその旨をLINE WORKSへ自動で通知できるため、こうした課題の解消に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォーム回答からfreee請求書での見積書作成、LINE WORKSでの通知を手作業で行っている方
• 見積書作成時の転記ミスや、関係者への重要な通知漏れを未然に防ぎたいと考えている方
• 見積書発行と通知の定型業務を自動化し、より戦略的な業務へ時間を割きたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームが送信されると、freee請求書での見積書作成からLINE WORKSへの通知までが自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業による見積書への情報転記ミスや、LINE WORKSでの通知忘れといったヒューマンエラーのリスクを低減し、業務の正確性向上に貢献します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、freee請求書とLINE WORKSをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームトリガー」アクションを設定し、見積作成に必要な情報を取得するフォームを作成します。
3. 次に、オペレーションでfreee請求書の「取引先の検索」アクションを設定し、フォームで受け取った情報をもとに取引先を特定します。
4. 続けて、オペレーションでfreee請求書の「見積書の作成」アクションを設定し、フォームの回答内容や検索した取引先情報をもとに見積書を作成します。
5. 最後に、オペレーションでLINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」アクションを設定し、作成された見積書の情報を指定したトークルームへ通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• freee請求書の「見積書の作成」アクションでは、見積金額や品目、備考欄などに、フォームトリガーで取得したデータを動的な値として設定したり、あらかじめ決まった固定値を入力したりするなどのカスタマイズが可能です。
• LINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」アクションでは、通知を送信する先のトークルームIDを指定する他に、メッセージ本文にフォームで受け取った顧客名や見積書番号といった前段のオペレーションで取得したデータを動的に挿入したり、定型のメッセージを追加したりするなどの設定が可能です。

■注意事項

• freee請求書、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
• LINE WORKSのマイアプリ登録方法の詳細は下記をご覧ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/6228178