■概要
Googleフォームで収集した大切な情報を手作業で反社チェックし、さらにNotionへ転記する作業は、時間と手間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすいのではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけにAIによる反社チェックからNotionへの情報追加までの一連のプロセスを自動化し、これらの課題を解消することで、より正確で迅速な業務遂行を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとNotionを利用し、手作業での反社チェックや情報入力に課題を感じている方
- コンプライアンス遵守のための確認作業を効率化し、人的ミスを減らしたいと考えている担当者の方
- 新規取引先のスクリーニングプロセスを自動化し、業務の迅速化を図りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答送信後、AIによる反社チェックとNotionへの情報登録が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の重要な業務に充てることができます。
- 手作業による情報の確認漏れやNotionへの入力ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、より信頼性の高い情報管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定することで、新しい回答があった際にフローが自動的に起動するようにします。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、フォームから取得した情報をもとに反社チェックを行うための指示をAIに与えます。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容とAIによる反社チェックの結果を指定のデータベースへ自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストを生成する」オペレーションでは、どのような情報を基に、どのような観点で反社チェックを行うかなど、具体的な指示内容をプロンプトとして自由に設定することが可能です。これにより、ユーザーのチェック基準に合わせたAIの動作を設計できます。
- Notionの「レコードを追加する」オペレーションでは、Notionのどのデータベースに情報を追加するか、また、フォームの回答項目やAIの生成したテキストをNotionのどのプロパティに割り当てるかを詳細に設定できます。固定値を入力したり、前段のオペレーションで取得した動的なデータを活用したりすることも可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
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