フォームの回答内容をもとに、AIでレポートを作成してOneDriveに格納する

■概要

フォームで収集した回答をもとに、手作業でレポートを作成し、OneDriveへ格納する業務に手間を感じていませんか。また、AIを活用してレポート品質を向上させたいものの、具体的な連携方法が分からずお困りの方もいるかもしれません。
このワークフローを利用すれば、フォームの回答データをトリガーにAIが自動でレポートを作成し、指定したOneDriveのフォルダへ格納までの一連の流れを自動化できるため、これらの課題解決に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで収集した情報を元に、定期的にレポート作成を行っている担当者
• AIを活用してレポート作成業務を効率化し、内容の質も高めたい方
• 作成したレポートをOneDriveで一元管理し、チーム内での共有を円滑にしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答からレポート作成、OneDriveへの格納までが自動化され、手作業にかかっていた時間を他の業務に充てられます。
• 手作業による転記ミスやファイル名の命名規則の不統一、格納忘れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、マイアプリ連携画面でGoogleドキュメントとOneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでYoomのフォームトリガーを選択し、フォームが送信されたらフローが起動するよう設定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能を設定し、フォームの回答内容をインプットとしてレポートテキストを生成するよう設定します。
4. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを選択し、AIが生成したテキストを元にドキュメントを作成します。
5. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを選択し、作成されたGoogleドキュメントを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能でレポートテキストを生成する際、プロンプトに固定の指示文を入れたり、フォームで取得した特定の回答を変数として埋め込むことで、より詳細で目的に沿ったレポートを生成するようカスタマイズが可能です。
• Googleドキュメントで書類を発行する際、AIの生成結果だけでなく、定型的な文言や前段のフローで取得した情報を変数として組み合わせることで、より実用的なドキュメントフォーマットを作成できます。

■注意事項

• OneDriveとYoomを連携してください。
• Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。