■概要
OneDriveにアップロードされたPDFファイル、手作業でWordファイルに変換していませんか？ファイルが増えるたびに繰り返されるこの作業は、手間がかかる上に、変換ミスや保存忘れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、OneDriveへのPDFファイルアップロードをトリガーに、CloudConvertが自動でWordファイルへ変換し指定のフォルダへ保存するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveとCloudConvertを利用し、手作業でのファイル変換に課題を感じている方
- PDFからWordへの変換作業が多く、ヒューマンエラーの削減や効率化を求める方
- ファイル管理やドキュメント作成業務の自動化によって、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのPDFファイルアップロードだけで、ファイル変換から保存までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手動でのファイル形式選択ミスや、変換後のファイルの保存場所の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDrive、Word、CloudConvertをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。この設定により、指定したOneDriveフォルダに新しいファイルが追加されるか、既存ファイルが更新されるとフローが起動します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、アップロードされたファイルがPDFである場合のみ後続処理に進むよう条件を指定します。
- 続いて、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したPDFファイルをYoom内にダウンロードします。
- オペレーションでCloudConvertの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルをCloudConvertにアップロードします。
- オペレーションでCloudConvertの「ファイルを変換」アクションを設定し、アップロードしたPDFファイルをWord形式に変換します。
- オペレーションでCloudConvertの「ファイルのエクスポートタスクを実行」アクションを設定します。
- オペレーションでCloudConvertの「ファイルのダウンロードURLを取得」アクションを設定し、変換されたWordファイルのダウンロードURLを取得します。
- オペレーションでCloudConvertの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、取得したURLから変換後のWordファイルをYoom内にダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたWordファイルを指定のOneDriveフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください。
- 分岐条件では、ファイル形式がPDFであるか、特定のファイル名を含むかなど、処理対象とするファイルの条件を細かく指定できます。
- OneDriveでファイルをダウンロードする際、対象となるファイルのアイテムIDやドライブIDを、フローの状況に応じて動的に指定するか、固定値で設定するかを選択できます。
- CloudConvertへファイルをアップロードする際、ファイル名や添付方法を任意で設定できます。例えば、元ファイル名に接尾辞を追加するなどのカスタマイズが可能です。
- CloudConvertでファイルを変換する際、出力フォーマットとしてdocxやdocなど、具体的なWordファイル形式を指定し、対象のファイルIDを設定します。
- CloudConvertでファイルのエクスポートタスクを実行する際、対象となるファイルIDリストを正確に指定してください。
- CloudConvertからファイルのダウンロードURLを取得する際、正しいデータIDを指定することが重要です。
- CloudConvertからファイルをダウンロードする際、取得したファイルのURLを正確に指定してください。
- OneDriveへ変換後のファイルをアップロードする際、保存先のドライブID、格納フォルダのアイテムID、ファイル名、添付方法を任意で設定できます。例えば、変換日をフォルダ名に含める、特定の命名規則でファイルを保存するなどが可能です。
■注意事項
- OneDrive、CloudConvertのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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