■概要
Slackでの特定のコミュニケーションをトリガーとして、手動でOneDrive上のファイルを整理・削除する作業は、時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーのリスクも伴います。 このワークフローを活用することで、Slackで特定の投稿があった際に、該当するOneDriveのファイルを自動的に検索し削除するプロセスを構築でき、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackの投稿内容に応じてOneDriveのファイルを定期的に手動で削除している方
- ファイル管理の効率化とヒューマンエラーの削減を目指す情報システム担当者の方
- SaaS間の連携による業務自動化に関心があり、具体的な活用例を探している方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackでの通知を基に関連ファイルを自動で削除するため、手作業によるファイル整理の時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの誤削除や削除漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定し、Slackの監視したいチャンネルや特定のテキストを指定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Slackの投稿内容からOneDriveで検索するファイル名などの情報を抽出します。
- オペレーションでOneDriveの「フォルダ・ファイルを検索」アクションを設定し、抽出した情報をもとに削除対象のファイルを検索します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイル・フォルダを削除」アクションを設定し、検索で見つかったファイルを削除します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackトリガーで設定するメッセージ内容や監視対象チャンネルは、実際の運用に合わせて任意で設定してください。
- AI機能でテキストからデータを抽出する際の指示（プロンプト）は、Slackの投稿形式や抽出したい情報に応じて調整してください。
- OneDriveの「フォルダ・ファイルを検索」アクションでは、検索対象とするドライブIDとSlackの投稿から抽出した情報などを用いた検索キーワードを任意で指定してください。
- OneDriveの「ファイル・フォルダを削除」アクションでは、削除対象ファイルが存在するドライブIDと前のステップで検索したファイルのアイテムIDを任意で指定してください。
■注意事項
- Slack、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
