■概要
MRから日々送られてくる活動報告書、メールで受信した後の処理に手間を感じていませんか。添付ファイルを開いて内容を確認し、手作業でデータベースに転記する作業は、時間や手間がかかるだけでなく、入力ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、GmailでMRからの報告書メールを受信すると、AIが内容を自動で読み取り、要点を抽出してAirtableに登録までを自動化し、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- MRからの活動報告をAIで自動集計し、管理工数を削減したいマネージャーの方
- Gmailで受信する報告書の手動での転記作業に、非効率を感じている営業企画担当の方
- Airtableへのデータ入力を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで報告書を受け取るだけでAIが内容を読み取り要約し、Airtableへ自動登録するため、手作業での転記や要約作成の時間を削減できます。
- 手作業による情報の転記ミスや抜け漏れを防ぎ、MRからの報告内容をAIが正確にデータ化することで、情報の信頼性を高めることができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、AirtableとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、メールに添付された報告書からテキスト情報を抽出します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションで、OCRで抽出したテキストから要点をまとめるよう指示します。
- 最後に、オペレーションでAirtableを選択し、「レコードを作成」アクションで、AIが生成した要約テキストなどを指定のデータベースに登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
- OCR機能では、報告書からテキストを抽出する際に、読み取りたい項目を任意で設定してください。
- AI機能でテキストを生成するアクションでは、報告内容をどのように要約・整形したいかに合わせて、プロンプトの内容を任意で編集してください。
- Airtableにレコードを作成するアクションでは、登録先のベースIDやテーブルID、各フィールド情報を、お使いの環境に合わせて設定してください。
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