GmailでMRの報告書を受信したら、OCR後にAIで要点を抽出しAirtableに登録する

■概要

MRから日々送られてくる活動報告書、メールで受信した後の処理に手間を感じていませんか。添付ファイルを開いて内容を確認し、手作業でデータベースに転記する作業は、時間や手間がかかるだけでなく、入力ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、GmailでMRからの報告書メールを受信すると、AIが内容を自動で読み取り、要点を抽出してAirtableに登録までを自動化し、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• MRからの活動報告をAIで自動集計し、管理工数を削減したいマネージャーの方
• Gmailで受信する報告書の手動での転記作業に、非効率を感じている営業企画担当の方
• Airtableへのデータ入力を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで報告書を受け取るだけでAIが内容を読み取り要約し、Airtableへ自動登録するため、手作業での転記や要約作成の時間を削減できます。
• 手作業による情報の転記ミスや抜け漏れを防ぎ、MRからの報告内容をAIが正確にデータ化することで、情報の信頼性を高めることができます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AirtableとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、メールに添付された報告書からテキスト情報を抽出します。
4. 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションで、OCRで抽出したテキストから要点をまとめるよう指示します。
5. 最後に、オペレーションでAirtableを選択し、「レコードを作成」アクションで、AIが生成した要約テキストなどを指定のデータベースに登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
• OCR機能では、報告書からテキストを抽出する際に、読み取りたい項目を任意で設定してください。
• AI機能でテキストを生成するアクションでは、報告内容をどのように要約・整形したいかに合わせて、プロンプトの内容を任意で編集してください。
• Airtableにレコードを作成するアクションでは、登録先のベースIDやテーブルID、各フィールド情報を、お使いの環境に合わせて設定してください。