Gmailで内部監査報告書を受信したら、OCR後にAIで要約しAirtableに登録する

■概要

内部監査の報告書は、内容の確認や要点の整理に多くの時間を要するのではないでしょうか。特に、PDFなどで送られてきた報告書の内容をデータベースへ手入力する作業は、時間的なコストに加え、転記ミスなどのリスクも伴います。このワークフローは、Gmailで受信した内部監査報告書をOCRで読み取り、AIが要約した上でAirtableへ自動登録するため、こうした課題を解消し、監査業務の精度と効率の向上に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 内部監査報告書の確認やデータベースへの転記作業に、多くの時間を費やしている監査担当者の方
• AIを活用して内部監査プロセスを改善し、より戦略的な業務に集中したいと考えている方
• GmailやAirtableを日常的に利用しており、手作業による情報整理の非効率さに課題を感じている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでの報告書受信からAIによる要約、Airtableへの登録までを自動化し、これまで手作業で行っていた情報整理の時間を短縮します。
• 手作業によるデータの転記や要約作業がなくなるため、入力ミスや重要情報の見落としといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとAirtableをYoomと連携します。
2. トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。
3. オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、メールに添付された報告書をテキストデータに変換します。
4. 次に、AI機能の「テキストを生成する」アクションで、抽出したテキストを指定のプロンプトで要約します。
5. 最後に、Airtableの「レコードを作成」アクションを設定し、生成された要約文をデータベースに登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• ・Gmailのトリガーで設定するラベルは、ご利用の環境に合わせて任意のものに変更してください。
• ・Airtableにレコードを登録する際、登録先の「ベースID」、「テーブルIDまたは名前」、および「フィールド情報」は任意の値を設定してください。

■注意事項

• ‍‍Airtable、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。