■概要

EAIツールなどを活用してシステム連携を行っているものの、最終的なデータの確認や別システムへの登録が手作業になっていませんか。特に添付ファイルの転記は、手間がかかるだけでなくヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、GmailでEAI関連のデータを受信後、OCRで添付ファイルを読み取り、AIがシステム間のデータ不整合を検出します。その後、Airtableへ自動で登録するため、一連のデータ連携業務を円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• EAIツールから送られるデータを、手作業で別システムに登録している方
• AIを活用してシステム間のデータチェックや連携を自動化したいと考えている方
• Gmailで受信した添付ファイルの内容を、目視で確認・転記している方

■このテンプレートを使うメリット

• EAIから連携されたデータをAIが自動で処理するため、これまで手作業で行っていたデータ確認や転記にかかる時間を短縮できます
• 目視での確認や手入力が不要になることで、転記ミスやシステム間のデータ不整合の見落としといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、AirtableとGmailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでメールに添付されたファイルをテキスト化します
4. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストをもとにデータの不整合チェックや整形を行います
5. 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、AIによって処理されたデータを登録します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、このフローを起動させたいメールに付与するラベルを任意で設定してください
• OCR機能では、読み取る添付ファイルの中から、抽出したい項目を任意で設定してください
• AI機能のテキスト生成では、データ不整合のチェックや整形など、目的に合わせてプロンプトの内容を任意で編集してください
• Airtableでレコードを作成するアクションでは、登録先となるベースID、テーブルIDまたは名前、フィールド情報を任意の値に設定してください

■注意事項

• ‍‍Airtable、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。