■概要
PDFで受け取った資料の内容を、Webページなどで再利用したい場合に、手作業でHTMLに書き起こしていませんか。この作業は時間がかかるうえ、コピー＆ペーストのミスも発生しがちです。このワークフローは、Google Driveに格納されたPDFからテキストを自動で抽出し、AIがHTML5形式に変換します。PDFからHTML5への変換とGoogle スプレッドシートへの記録を自動化し、手作業による変換作業の手間とミスを削減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- PDFからHTML5への変換作業を日常的に行っており、業務を効率化したいと考えている方
- Google Driveに保存したPDFを、Webコンテンツとして効率的に活用したいマーケティング担当者の方
- コンテンツの情報をGoogle スプレッドシートで管理しており、手入力の手間をなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google DriveにPDFが追加されると、HTML5への変換からGoogle スプレッドシートへの記録までが自動で実行されるため、作業時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストや変換作業が不要になり、転記ミスや変換漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルがPDFの場合のみ後続の処理に進むようにします。
- オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、対象のPDFをダウンロードします。
- オペレーションで、AI機能（OCR）の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、PDFからテキストを抽出します。
- オペレーションで、AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出したテキストを元にHTML5形式のテキストを生成します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、生成したテキストを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを任意で指定してください。
- 分岐機能では、拡張子が「.pdf」であるなど、ファイルの情報をもとに後続のオペレーションを動かす条件を自由にカスタマイズ可能です。
- Google Driveのファイルダウンロードでは、トリガーで取得したファイルのIDを変数として設定します。
- OCR機能では、PDFファイルから抽出したいテキストの範囲などを任意で設定できます。
- AI機能によるテキスト生成では、抽出したテキストをHTML5形式に変換するための指示（プロンプト）を自由にカスタムできます。
- Google スプレッドシートでは、出力先のファイル、シート、情報を追加する列などを任意で設定してください。
■注意事項
- Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
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