Gmailでメールを受信したら内容を要約して、Google Chatに通知する

■概要

日々の業務で利用するGmailには、重要な情報から広告まで様々なメールが届き、その確認やチームへの共有に手間がかかっていませんか。特に、Google ChatとGmailを併用している場合、手作業での情報連携は非効率であり、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信した際に、その内容をAIが自動で要約しGoogle Chatへ通知するものです。この連携により、情報共有のプロセスを効率化し、重要な情報の見落としを防ぎます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信した重要なメールを、Google Chatへ手作業で転記・共有している方
• 大量のメールの中から重要な情報を探し出し、チームへ共有する作業に時間を要している方
• GmailとGoogle Chatを連携させ、チームの情報共有をより迅速かつ円滑にしたいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのメール受信からGoogle Chatへの通知までが自動化され、手作業での転記や要約に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業による情報の転記ミスや、重要なメールの共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実な情報伝達を実現します

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■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle ChatをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでYoomの「要約機能」を選択し、受信したメールの本文などを要約するよう設定します
4. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、要約した内容を指定のスペースに送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Google Chatへの通知設定では、メッセージを送信したいスペースのリソース名を任意で設定してください。これにより、特定のプロジェクトやチームなど、目的に合わせたスペースへ通知を送ることが可能です

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■注意事項

• Gmail、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。