定期的にboardで案件リストを取得して、Microsoft Teamsに通知する

■概要

boardで管理している案件情報を、定期的にMicrosoft Teamsへ報告する作業に手間を感じていませんか？手作業でのリスト作成やコピー＆ペーストは時間がかかるだけでなく、共有漏れといったヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローは、指定したスケジュールでboardから案件リストを自動で取得し、Microsoft Teamsに通知するため、Microsoft Teamsとboardの連携を自動化し、定期的な報告業務を効率化できます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• boardとMicrosoft Teamsを使い、案件情報の共有を手作業で行っている方
• Microsoft Teams上でboardの案件状況を定期的に確認したいプロジェクトマネージャーの方
• 手作業による報告業務の時間を削減し、他のコア業務に集中したいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• 定期的なスケジュールで自動的に案件リストが共有されるため、これまで手作業での報告にかけていた時間を短縮することができます。
• システムが自動でboardから情報を取得しMicrosoft Teamsへ通知するため、転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、boardとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します。
3. 続けて、オペレーションでboardを選択し、「案件リストの取得」アクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した案件情報を指定のチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーでは、日次、週次、月次など、案件リストを通知したいタイミングに合わせて自由にスケジュールを設定してください。
• Microsoft Teamsへメッセージを送信するアクションでは、通知先として任意のチームIDおよびチャネルIDを指定することが可能です。

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■注意事項

• board、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります