フォームから回答が送信されたら、情報をPDFに変換してGmailで送付する

■概要

フォームからの問い合わせや申し込み、アンケートの回答があるたびに、手作業で内容を確認し、書類を作成して送付する業務は手間がかかるのではないでしょうか。特に、これらの情報を手動でPDFに変換する作業は、単純でありながらも時間と集中力を要し、他の重要な業務を圧迫する一因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答送信をきっかけに、内容を反映した書類を自動でPDFに変換し、Gmailで送付するまでの一連の流れを自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームからの回答を元に、手作業で書類を作成している業務担当者の方
• 日々の定型業務の中で、様々な情報をPDFに変換する作業を効率化したいと考えている方
• Gmailを用いた定型メールの送信業務が多く、自動化して手間を省きたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答からPDFファイルの作成、メール送付までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます
• 手作業による情報の転記ミスや、メール送付時の宛先・添付ファイルの間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります

■フローボットの流れ

1. トリガーで「フォームトリガー機能」を選択し、任意の質問項目を設定します。このフォームに回答が送信されると、ワークフローが自動で起動します
2. 次に、オペレーションで「書類発行機能」を選択し、「Googleドキュメントで書類を発行する」アクションを設定します。ここで、あらかじめ用意した雛形にフォームの回答内容を差し込み、PDFファイルとして発行します
3. 最後に、オペレーションで「Gmail」を選択し、「メールを送る」アクションを設定します。前のステップで作成したPDFファイルを添付し、指定の宛先へ自動でメールを送信するように設定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーでは、テキスト入力や選択式、日付など、用途に合わせて質問項目や回答種別を自由に設定できます
• 書類発行機能では、ご利用のGoogleドキュメントを雛形として指定し、フォームの回答内容を変数として埋め込むことで、動的に書類を生成できます。また、作成されるPDFのファイル名も自由に設定可能です
• Gmailの送信設定では、ToやCC、BCCといった送信先を任意に設定できるだけでなく、件名や本文にフォームの回答内容を差し込むといった柔軟なカスタマイズが可能です

■注意事項

• Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• 事前に変換用の書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、こちらをご参照ください。