フォームから回答が送信されたら、情報をPDFに変換してGmailで送付する

No items found.

■概要

フォームからの問い合わせや申し込み、アンケートの回答があるたびに、手作業で内容を確認し、書類を作成して送付する業務は手間がかかるのではないでしょうか。特に、これらの情報を手動でPDFに変換する作業は、単純でありながらも時間と集中力を要し、他の重要な業務を圧迫する一因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答送信をきっかけに、内容を反映した書類を自動でPDFに変換し、Gmailで送付するまでの一連の流れを自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • フォームからの回答を元に、手作業で書類を作成している業務担当者の方
  • 日々の定型業務の中で、様々な情報をPDFに変換する作業を効率化したいと考えている方
  • Gmailを用いた定型メールの送信業務が多く、自動化して手間を省きたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • フォーム回答からPDFファイルの作成、メール送付までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます
  • 手作業による情報の転記ミスや、メール送付時の宛先・添付ファイルの間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります

■フローボットの流れ

  1. トリガーで「フォームトリガー機能」を選択し、任意の質問項目を設定します。このフォームに回答が送信されると、ワークフローが自動で起動します
  2. 次に、オペレーションで「書類発行機能」を選択し、「Googleドキュメントで書類を発行する」アクションを設定します。ここで、あらかじめ用意した雛形にフォームの回答内容を差し込み、PDFファイルとして発行します
  3. 最後に、オペレーションで「Gmail」を選択し、「メールを送る」アクションを設定します。前のステップで作成したPDFファイルを添付し、指定の宛先へ自動でメールを送信するように設定します

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • フォームトリガーでは、テキスト入力や選択式、日付など、用途に合わせて質問項目や回答種別を自由に設定できます
  • 書類発行機能では、ご利用のGoogleドキュメントを雛形として指定し、フォームの回答内容を変数として埋め込むことで、動的に書類を生成できます。また、作成されるPDFのファイル名も自由に設定可能です
  • Gmailの送信設定では、ToやCC、BCCといった送信先を任意に設定できるだけでなく、件名や本文にフォームの回答内容を差し込むといった柔軟なカスタマイズが可能です

■注意事項

  • Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
  • 事前に変換用の書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、こちらをご参照ください。
資料請求・デモ申込は
こちら
その他のフローボットテンプレート
類似したテンプレートをご紹介!
Gmailで受け取った内容をLINEに通知する
Gmail受信メールをLINE公式アカウントへ自動通知するフローです。外出先でも担当者がスマホで内容を把握でき、見逃しや対応遅延を抑えます。
受信メールの内容をYoomデータベースに登録
メールを受信したら、メールの内容をYoomデータベースに自動的に記載します。オペレーションを追加すれば、データベースへ情報を登録後、自動的にメールに返信することも可能です。
メールで受け取った音声データを文字起こしおよび要約して、メール送信者へ再度メールで返信する
メールで受信した音声ファイルから文字起こしを行い、要約後送信者に対して要約内容を返信します。
GmailのメッセージをDiscordへ転送する
GmailのメッセージをDiscordのテキストチャンネルへ転送するフローです。内容を自動で転送することで、チーム全体への情報共有を即座に行うことができます。受信内容を引用してチャットを送付するため、手入力によるミスを防ぐことができます。
Gmailで受け取ったファイルをYoomメールに転送して、OneDriveに保存する
Gmailで受け取ったファイルをOneDriveに保存することができます。ファイルを自動的にOneDriveへ保存できるため、ヒューマンエラーを防止し、業務の効率化を図ることができます。
YoomデータベースからGmailでメールを送る
Yoomデータベースからデータベース内の情報を用いてGmailでメールを自動送信します。送信先のアドレスや送信者名、本文や件名も自由にカスタマイズ可能です。
すべてのテンプレートを見る
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomについて詳しく見る
使用しているアプリについて
Gmail
Gmail
を使ったテンプレート
関連アプリ
No items found.
を使ったテンプレート
No items found.
関連アプリ
No items found.
を使ったテンプレート
No items found.
使用しているアプリについて
Gmail
YoomではGmailのAPIとノーコードで連携し、Gmailからのメール送信を自動化することが可能です。請求書や契約書などを自動的に作成しGmail経由で送付したり、問い合わせなどに対して自動的に返信を行うことができます。
詳しくみる
テンプレート
テンプレート
No items found.
類似アプリ
No items found.
テンプレート
No items found.
類似アプリ
No items found.
ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
    フローボットオペレーション
      フローボットトリガー
        フローボットオペレーション
          フローボットトリガー
            フローボットオペレーション
              フローボットトリガー
                フローボットオペレーション
                  Yoomでもっと、
                  仕事を簡単に。
                  利用開始まで
                  30秒!
                  無料で試してみる
                  無料で試してみる
                  資料請求・デモ申込は
                  こちら
                  詳しくみる