Microsoft SharePointで特定条件に合うファイルが格納されたら、Smartsheetに行を追加する

■概要

Microsoft SharePointに保存したファイルの情報を、手作業でSmartsheetに転記していませんか？この定型的な作業は、時間や手間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointとSmartsheetの連携を自動化できます。特定条件に合うファイルがSharePointに格納された際に、Smartsheetへ自動で行を追加するため、手作業による情報登録の手間を省き、業務の正確性を高めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointとSmartsheetを併用し、ファイルやタスクの管理を行っている方
• 手作業によるデータ転記に時間を費やしており、コア業務に集中したいと考えている方
• ファイル管理とプロジェクト管理の連携を自動化し、チームの生産性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft SharePointへのファイル格納をトリガーに自動でSmartsheetへ行が追加されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮できます
• システムが自動で処理を行うため、Smartsheetへの入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとSmartsheetをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、格納されたファイルが特定の条件に合致するかを判定します。
4. 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、条件に合致した場合に指定したシートへ自動で行を追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、ファイル名やファイルの種類など、どのような条件に合致したファイルを処理の対象とするか、任意で設定してください
• Smartsheetに行を追加する際に、Microsoft SharePointから取得したファイル名やURLなど、どの情報をどの列に追加するかを任意で設定してください

■注意事項‍

• SmartsheetとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。