フォームでPDFが送信されたら、オンラインツールでWordファイルに変換してOneDriveに保存する

■概要

書類を編集するためにPDFをWordに変換したいものの、オンラインツールでの手作業が面倒だと感じていませんか。ファイルのアップロードや変換後のダウンロード、指定フォルダへの保存など、一連の作業には意外と手間がかかるものです。このワークフローは、フォームにPDFファイルを送信するだけで、オンラインツールを利用したPDFからWordへの変換、そしてOneDriveへの自動保存までを実現します。手作業による変換プロセスを効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• オンラインツールを利用したPDFからWordへの変換作業を、手作業で行っている方
• ファイル変換後のダウンロードやクラウドストレージへの保存を自動化したい方
• 定型的なファイル変換業務を効率化し、チーム全体の生産性を高めたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへのファイル送信を起点に、オンラインでのPDFからWordへの変換と保存が自動で完結するため、手作業の時間を削減できます。
• 手動でのファイル操作が不要になることで、保存先の指定ミスやファイル名のつけ間違いといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、PDFファイルを受け付けるフォームを作成します。
3. 次に、オペレーションでRPA機能を選択し、任意のオンライン変換サイトでPDFをWordに変換するブラウザ操作を設定します。
4. 続けて、オペレーションでデータ変換機能を設定し、正規表現を用いて変換後のファイル名に用いる情報を整えます。
5. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたファイルを指定のフォルダに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーでは、PDFファイル送付用に「ファイルアップロード」項目を設置するなど、設問や回答形式を自由に設定してください。
• RPA機能のブラウザ操作では、普段利用しているオンライン変換ツールのURLや、ファイルのアップロードから変換、ダウンロードまでの一連の操作を任意で設定します。
• OneDriveへのファイルアップロードでは、保存先のフォルダやファイル名を自由に設定することが可能です。

■注意事項

• OneDriveとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。