Googleフォームで画像が送信されたら、Wordファイルに変換してBoxに保存する

■概要

画像ファイルに記載されたテキストをWordに手入力する作業は、時間と手間がかかる上に、転記ミスが発生しやすい業務ではないでしょうか。特に、定期的に発生する報告書作成などでは、大きな負担となりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに画像ファイルを送信するだけで、自動でテキストを抽出しWordファイルに変換、その後Boxへ保存までの一連の流れを自動化できます。煩わしい手作業から解放され、業務の正確性と効率を向上させます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 画像化された資料の内容を、頻繁にWordへ手作業で転記している方
• 画像をWordに変換できるツールを探しており、ファイル管理も自動化したい方
• GoogleフォームやBoxを利用しており、手作業による連携を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの送信を起点に、OCRでの読み取りからWordファイル化、Boxへの保存までを自動化し、手作業での転記やファイル管理の時間を短縮します
• 手動での文字起こしに伴う入力ミスや、ファイルの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Googleドキュメント、BoxをYoomと連携します
2. トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」を設定します
3. 次にオペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された画像ファイルを取得します
4. YoomのOCR機能を使い、ダウンロードした画像からテキストを抽出します
5. 続けてGoogleドキュメントで「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定し、Word化の元となるファイルを作成します
6. Googleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションで、OCR機能で抽出したテキストをドキュメントに書き込みます
7. 次にGoogle Driveの「Googleドキュメントをダウンロード」アクションで、作成したドキュメントをWord形式でダウンロードします
8. 最後にBoxの「ファイルをアップロード」アクションで、ダウンロードしたWordファイルを指定のフォルダに保存します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、対象としたいフォームのIDを任意で設定可能です。また、送信されたファイル情報に加え、任意の回答内容を取得し後続の処理で活用できます
• OCR機能では、画像ファイルから読み取るテキストの抽出項目を任意でカスタムできます
• Googleドキュメントに追加するテキストは、固定の文章だけでなく、フォームの回答内容といった動的な情報を組み合わせて自由に作成可能です
• Boxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダとファイル名を任意で設定できます

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、Googleドキュメント、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。