Microsoft Sharepointの指定フォルダにファイルが作成されたら、Google アナリティクスでユーザーレポートを取得しドキュメントに追加する

■概要

Microsoft Sharepointで管理しているファイルに関連するGoogle アナリティクスのレポートを、その都度手作業で作成・追記していませんか？定期的な分析業務は重要ですが、データを取得して転記する作業は手間がかかり、ミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Sharepointへのファイル作成をきっかけに、Google アナリティクスのユーザーレポートを自動で取得し、該当ドキュメントの情報を更新できます。レポート作成業務を効率化し、より分析的な業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google アナリティクスとSharepointを用いてサイト分析レポートを作成しているマーケティング担当者の方
• Sharepoint上のファイル管理とGoogle アナリティクスのデータ連携を自動化したいと考えている方
• 手作業によるデータ転記によるミスをなくし、レポート作成業務の精度を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Sharepointへのファイル作成を起点にGoogle アナリティクスのデータ取得と追記が自動で実行されるため、レポート作成にかかる時間を短縮できます
• 手作業によるデータ転記がなくなることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、レポートの正確性を維持することに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google アナリティクスとMicrosoft SharepointをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、条件に応じてその後の処理を分けます
4. 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「特定のアイテム情報を取得」アクションを設定し、トリガーで反応したファイルの詳細情報を取得します
5. 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を使用し、取得した情報からGoogle アナリティクスでレポートを取得するために必要なデータを抽出します
6. 次に、オペレーションでGoogle アナリティクスを選択し、「【GA4】ユーザーレポートを取得」アクションを設定します
7. 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ドキュメントのカスタム列に情報を登録」アクションを設定し、取得したレポート情報をドキュメントに追記します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• テキスト抽出のオペレーションでは、Microsoft Sharepointのアイテム情報からレポート取得のキーとなるどのデータを抽出するかを任意で設定してください
• Microsoft SharePointで「ドキュメントのカスタム列に情報を登録」のアクションを設定する際に、どのカスタム列に何の情報を登録するかを任意で設定してください

■注意事項

• ‍‍Microsoft Sharepoint、Google アナリティクスのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。