■概要
Squareで新しい注文が入るたびに、その詳細情報を手作業でMicrosoft Excelの管理表にコピー＆ペーストしていませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローは、SquareとMicrosoft Excelの連携を自動化し、こうした課題を解消します。特定の注文が作成されると、自動でMicrosoft Excelの指定したファイルに行が追加されるため、手作業による転記作業そのものが不要になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Squareの売上情報をMicrosoft Excelで管理しており、転記作業に手間を感じている方
- 手作業でのデータ入力によるミスをなくし、正確な売上管理を実現したい店舗運営者の方
- Microsoft ExcelとSquareのデータ連携を自動化し、日々の定型業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Squareで注文が作成されると自動でMicrosoft Excelへ情報が追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるExcelへのデータ転記が不要になることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとSquareをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSquareを選択し、「注文が作成されたら（Webhook）」を設定して、フローボットを起動する条件を指定します。
- 次に、オペレーションでSquareの「特定の注文情報を取得する」アクションを設定し、トリガーで発生した注文の詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、取得した注文情報をもとに、後続の処理を行うかどうかを条件分岐させます。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、指定のファイルに注文情報を書き込みます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Squareのトリガーやオペレーションでは、固定値や前段で取得した注文情報などの変数を、任意の項目に設定可能です。
- 分岐機能では、取得した注文金額や商品名などの情報をもとに、「特定の金額以上の注文のみ処理する」といった条件を自由に設定できます。
- Microsoft Excelにレコードを追加する際、ファイルやシートを指定し、どの列にSquareから取得したどの情報（注文日時、金額、商品名など）を反映させるか、任意に設定してください。
■注意事項
- Square、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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