GoogleフォームでPDFが送信されたら、オンラインツールでAIファイルに変換してGoogle Driveに保存する

■概要

デザインデータの受け渡しなどで、PDFファイルを都度Illustrator形式のAIファイルに変換する作業に手間を感じていませんか。手作業でのファイル変換は、時間がかかるだけでなく、設定ミスや保存忘れなどのリスクも伴います。このワークフローは、GoogleフォームにPDFファイルが送信されると、オンラインツールを利用して自動でAIファイルに変換し、指定のGoogle Driveフォルダに保存します。手作業で行っていたPDFをAIファイルに変換する定型業務を自動化し、業務効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 定期的に発生するPDFからAIファイルへの変換作業を自動化し、効率を上げたい方
• GoogleフォームとGoogle Driveを活用したファイル管理業務の負担を軽減したい方
• ファイル形式の変換ミスや、それに伴うコミュニケーションコストを削減したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへのファイル送信を起点に、PDFからAIファイルへの変換と保存が自動化されるため、手作業にかかっていた時間を短縮できます
• 手動での変換作業で起こり得るファイルの取り違えや保存場所の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームで送信されたPDFファイルを取得します
4. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のオンラインファイル変換ツール上でPDFをAIファイルに変換する操作を記録します
5. さらに、必要に応じてデータ変換機能の「正規表現によるデータの置換」を設定し、保存ファイル名に用いる情報を整えます。
6. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたAIファイルを指定のフォルダにアップロードします

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、連携したい任意のフォームIDを設定できます。また、送信されたファイル情報に加えて、フォームで回答された内容を取得し、後の処理に活用することが可能です
• RPA機能（ブラウザ操作）では、ファイル変換に使用するオンラインツールのURLや、ファイルを選択してから変換・ダウンロードするまでの一連のブラウザ操作を自由に設定できます
• Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、保存先のフォルダやファイル名を任意に設定できます。例えば、フォームの回答内容をファイル名に含めることも可能です

■注意事項

• Googleフォーム、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。