■概要
Zoomでオンラインミーティングを設定するたびに、その情報を手作業でMicrosoft Excelに転記する業務に手間を感じていませんか。この定型的な作業は、入力ミスや共有漏れの原因にもなり得ます。このワークフローは、ZoomとMicrosoft Excelを連携させ、ミーティングが作成された際に自動で情報をMicrosoft Excelの指定ファイルに追加します。日々のミーティング管理を効率化し、手作業による負担やミスを軽減することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでのミーティング作成が多く、Microsoft Excelでタスクや予定を管理している方
- 手作業によるMicrosoft Excelへの情報転記に時間がかかり、本来の業務に集中できていない方
- ZoomとMicrosoft Excelの連携における入力ミスや情報共有の漏れをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでミーティングが作成されると、自動でMicrosoft Excelに情報が記録されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での情報入力が不要になることで、会議の日時やURLの転記間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定して、Zoomから取得した情報を任意の形式に整形します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、整形した情報を指定のファイルに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、必要に応じて特定のホストIDを指定し、そのホストが作成したミーティングのみを対象とすることが可能です。
- AIテキスト生成のオペレーションでは、Zoomから取得したミーティングの日時などを、任意の形式（例：「2024年1月1日 15:00」）に整形できます。
- Microsoft Excelへのレコード追加では、連携させたいファイルを任意で指定できるほか、追加する内容は固定のテキストや、前段のステップで取得した値を組み合わせてカスタムできます。
■注意事項
- Zoom、X（Twitter）のそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、こちらをご参照ください。
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