■概要
プレゼンテーション資料などを共有する際、PowerPointファイルを一枚ずつJPG画像に変換してメールで送付する作業に手間を感じていませんか。
特に、ファイル数が多いと作業が煩雑になり、人的なミスも発生しやすくなります。
このワークフローを活用すれば、OneDriveにPPTファイルをアップロードするだけで、CloudConvertが自動でJPGに変換しメールで送付するため、pptからjpgへのファイル変換と共有のプロセスを効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 定常的に発生するpptからjpgへの変換作業を自動化し、業務効率を改善したいと考えている方
- OneDriveとメールを活用したファイル共有プロセスにおいて、手作業によるミスや手間を削減したい方
- 資料の共有フローを標準化し、誰でも同じ品質で業務を遂行できる体制を構築したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイルアップロードをきっかけに、pptからjpgへの変換とメール送付までが自動で実行されるため、手作業の時間を削減できます
- ファイル変換のし忘れやメールの宛先間違い、ファイルの添付漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとCloudConvertをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- オペレーションで、OneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します
- 続けて、CloudConvertの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをアップロードします
- CloudConvertの「ファイルを変換」アクションで、JPG形式への変換を設定します
- 「ファイルのエクスポートタスクを実行」し、「ファイルのダウンロードURLを取得」後、「ファイルをダウンロード」で変換されたJPGファイルを取得します
- 最後に、メール機能の「メールを送る」アクションを設定し、取得したJPGファイルを添付して指定の宛先に送付します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- CloudConvertのファイル変換アクションでは、変換するファイル形式や画質などの設定項目を任意の値で指定したり、前段のフローで取得した情報を変数として埋め込んだりすることが可能です
- メール機能のアクションでは、送信先のアドレスを任意で設定できるだけでなく、件名や本文に固定のテキストを入力したり、前段のフローで取得したファイル名などの情報を変数として埋め込んだりできます
■注意事項
- OneDrive、CloudConvertのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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