GoogleフォームからZIPファイルが送信されたら、オンラインツールでPDFに変換してGoogle Driveに保存する

■概要

取引先から受け取ったZIPファイルを都度解凍し、中身のファイルを一つずつPDFに変換していませんか。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、変換漏れや保存ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローは、そうした課題を解決するために設計されており、GoogleフォームにZIPファイルが送信されると、自動でPDFに変換してGoogle Driveに格納します。手作業で行っていたZIPファイルをPDFに変換する方法から脱却し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け取ったZIPファイルを手作業でPDFに変換している方
• 効率的なZIPファイルをPDFに変換する方法を探し、業務を自動化したいと考えている方
• Google Driveでのファイル管理を自動化し、手作業によるミスをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• ZIPファイルをPDFに変換しGoogle Driveに保存するまでの一連の流れが自動化されるため、手作業の時間を削減しコア業務に集中できます。
• 手動でのファイルダウンロードや変換、アップロード作業がなくなることで、変換漏れや保存先の間違いといった人為的なミスを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームから送信されたZIPファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインのファイル変換ツールにアクセスしてPDFへの変換処理を実行します。
5. 次に、オペレーションでデータ変換機能の「正規表現によるデータの置換」などを活用し、保存ファイル名に用いる情報を整えます。
6. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換後のPDFファイルを指定のフォルダに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

‍■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定可能です。ファイルの他に、フォームで受け付けた回答内容も取得できます。
• RPA機能（ブラウザを操作する）では、使用するオンライン変換ツールのURLや、サイト上でのクリック操作などを業務に合わせて自由にカスタマイズできます。
• Google Driveへのファイルアップロード設定では、保存先のフォルダやファイル名を任意に指定可能です。フォームの回答内容をファイル名に含めることもできます。

■注意事項

• Googleフォーム、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
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• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。