OneDriveにPDFファイルが格納されたら、RPAでDOCに変換する

■概要

PDFで共有された書類のテキストを再利用したいものの、手作業でのコピー＆ペーストやファイル形式の変換に手間を感じていないでしょうか。OCRツールは便利ですが、PDFをDOC形式に変換する作業までは自動化できず、非効率なままになっているケースも少なくありません。
このワークフローは、OneDriveにPDFファイルが格納されるだけで、RPA機能がDOCファイルへの変換を自動で実行します。手作業によるPDFからDOCへの変換や、OCR処理の手間を解消し、よりスムーズな書類管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• PDFをDOCに変換し、OCRで読み取る一連の作業に時間を要している方
• OneDriveを起点として、ファイル形式の変換プロセスを自動化したい方
• 手作業によるファイル変換での転記ミスやフォーマットの崩れを防止したい方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveにPDFを保存するだけで、DOCへの変換が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます
• 手動でのファイル変換時に起こりがちな、コピー＆ペーストのミスやファイル形式の指定間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定します
3. 次に、オペレーションの分岐機能で、ファイル日時と作成日時が一致する場合のみ後続の処理に進むよう設定します
4. 次に、OneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します
5. 次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、任意のオンライン変換ツールなどを利用してPDFからDOCへの変換を実行します
6. 次に、「正規表現によるデータの抽出」で、変換後のファイル名などを取得します
7. 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロードする」アクションで、変換されたDOCファイルを指定のフォルダにアップロードします

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OneDriveのトリガー設定では、監視対象としたいドライブIDやフォルダIDなどを任意で設定してください
• 分岐機能では、ファイル名などの情報をもとに、後続の処理を分岐させるための条件を自由にカスタマイズできます
• RPA機能では、操作したいWebページのURLや取得したいテキストなどを、ご利用の環境に合わせて設定してください。各項目には固定値のほか、前段で取得した情報を変数として利用できます
• 正規表現によるデータの抽出では、どの情報を対象に、どのような形式でデータを抽出するかを柔軟に設定可能です
• ファイルをアップロードするOneDriveのアクションでは、アップロード先のフォルダやファイル名などを、固定値や変数を用いて自由に設定できます

■注意事項

• OneDriveとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。