■概要

クラウド型業務・経営管理システム「board」に新しい案件が登録された際、関係者への通知を手作業で行うことに手間を感じていませんか。このワークフローを利用することで、boardへの案件登録をトリガーとして、指定した宛先にGmailで自動的に通知メールを送信できます。boardとGmailを連携させることで、案件発生時の迅速な情報共有を実現し、連絡漏れなどのミスを防ぎながら業務を円滑に進めることが可能です。

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■このテンプレートをおすすめする方

• boardとGmailを併用しており、案件登録時の通知を自動化したいと考えている方
• 手作業によるメール連絡でのタイムラグや、共有漏れといった課題を解消したいチームリーダーの方
• 案件管理における定型業務を効率化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• boardに新しい案件が登録されると、自動でGmailへ通知が送信されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます
• 連絡漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、重要な案件情報を関係者へ確実に伝達することが可能になります

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■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとboardをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい案件が登録されたら」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定して通知内容や宛先を指定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• boardとの連携設定では、通知のトリガーとしたいアカウントのAPIキーを任意で設定してください
• Gmailのオペレーション設定では、通知メールの送信先アドレスを任意で設定することができ、担当者個人や関係者が含まれるメーリングリストなど柔軟な宛先指定が可能です

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■注意事項

• board、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。