■概要
Salesforceで管理している顧客情報の中でも、特に重要な取引先の新規登録は迅速に関係者へ共有したい場面が多いのではないでしょうか。しかし、毎回手動でGmailを作成し通知するのは手間がかかり、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Salesforceに特定の条件を満たす新規取引先が登録された際に、自動でGmailへ通知を送信します。この連携により、手作業による通知業務を効率化し、重要なビジネスチャンスを逃しません。
■このテンプレートをおすすめする方
- SalesforceとGmailを併用し、取引先情報の共有を手作業で行っている営業担当者の方
- 新規取引先の登録状況を把握し、営業戦略に活かしたいマネージャーの方
- Salesforceからの通知業務を自動化し、チーム全体の生産性を向上させたいと考えている管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceへの登録をトリガーに自動でGmailが送信されるため、これまで通知作成に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- 手動での情報伝達に起因する、通知の送り忘れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件を満たしたレコードの場合のみ、後続の処理が実行されるようにします。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、指定した宛先に通知メールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、通知の対象としたい取引先の条件（特定の従業員数や評価など）を任意で設定可能です。
- Salesforceとの連携設定では、ご利用の環境に応じた任意のマイドメインURLを設定してください。
- Gmailのメール送信アクションでは、通知を送りたいメールアドレス（担当者や関係部署のメーリングリストなど）を任意で設定できます。
■注意事項
- Salesforce、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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