BoxにWordファイルがアップロードされたら、オンラインツールでExcel形式に変換してGmailで送信する

■概要

Wordで作成されたリストや表をExcelで再利用したい際に、手作業でコピー＆ペーストしたり、オンラインの変換ツールを探して都度アップロードしたりする作業は手間がかかるものです。
このワークフローは、そうした課題を解決するために設計されており、指定したBoxフォルダにWordファイルをアップロードするだけで、Excel形式への変換とGmailでの送信までを自動で実行します。日常的に発生するファイル変換の手間を省き、よりスムーズな業務進行を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Wordで作成されたデータをExcelで集計・加工する業務を頻繁に行う方
• 毎回WordをExcelにオンラインで変換する方法を探し、手作業での対応に非効率を感じている方
• BoxとGmailを利用しており、ファイル変換から共有までの一連の流れを自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxにファイルをアップロードするだけで変換と送信が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます
• 手作業によるファイルの変換ミスや、宛先間違い、添付漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとGmailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したWordファイルを取得します
4. 次に、オペレーションのRPA機能で「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のオンライン変換ツール上でExcel形式に変換する操作を実行します
5. 次に、データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」アクションで、必要に応じて保存ファイル名に用いる情報を整えます
6. 次に、同じくデータ変換機能の「ファイル名の変換」アクションで、変換後のファイル名を指定のルールに沿って変更します
7. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、変換・リネームしたExcelファイルを添付して指定の宛先に送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、ファイルのアップロードを検知する対象のフォルダを任意で指定することが可能です
• RPA機能（ブラウザ操作）では、WordからExcelへの変換に利用するオンラインツールのURLや、画面上でのクリック操作などを自由にカスタマイズできます
• データ変換機能を用いることで、変換後のExcelファイル名を「【変換済】YYYYMMDD_元のファイル名」のように、日付や固定の文字列を加えて自由に変更できます
• Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先（To,Cc,Bcc）を任意に設定できるだけでなく、件名や本文にファイル名といった動的な情報を埋め込むことも可能です

■注意事項

• Box、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。