OutlookからCSVファイルが送信されたら、RPAでXLSに変換しOneDriveに格納する

■概要

定期的にOutlookで受信するCSVファイルを手作業でExcel形式に変換し、共有フォルダに格納する作業に手間を感じていませんか。
この一連の作業は単純ですが、対応漏れや変換ミスが許されないため、担当者の負担になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をトリガーに、添付されたCSVファイルをRPAでXLS形式へ変換し、自動でOneDriveに格納できます。これにより、定型的なファイル変換・保存業務から解放されます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受け取ったCSVファイルを、手動でXLS形式に変換している方
• 手作業でのファイル変換や保存において、ミスや対応漏れを防ぎたいと考えている方
• ファイル形式の変換といった定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信からOneDriveへの格納までが自動化され、CSVをXLSに変換するような手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動でのファイルダウンロードや形式変換、アップロード作業がなくなるため、ファイルの保存忘れや形式の変換ミスといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで、分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などで後続の処理を分岐させます。
4. 続いて、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションをそれぞれ設定します。
5. オペレーションでRPA機能を選択し、ブラウザ操作によってダウンロードしたCSVファイルをXLS形式に変換します。
6. 必要に応じて、データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」アクションで、ファイル名を任意のルールに沿って変更します。
7. 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換・整形したファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、フローボットを起動する対象メールのフォルダや、件名・差出人などに含まれるキーワードを任意に設定してください。
• 分岐機能では、トリガーで取得したメールの情報（件名や添付ファイル名など）をもとに、後続の処理を分岐させる条件を自由にカスタマイズしてください。
• RPA機能の設定では、ファイル変換に利用するWebサイトのURLや、画面上の操作対象などを環境に合わせて設定してください。
• 正規表現によるデータの置換では、ファイル名に日付を追加するなど、任意のルールでファイル名を変更するよう設定が可能です。
• OneDriveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を固定値だけでなく、前段のオペレーションで取得した情報を変数として設定できます。

■注意事項

• Outlook、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。