BoxにPDFがアップロードされたら、オンラインツールで1MB以下に圧縮して別フォルダに保存する

■概要

メール添付やSaaSへのアップロード時に、PDFの容量が原因で業務が滞ることはありませんか。オンラインにはPDFファイルを1MB以下に圧縮する方法が多数ありますが、都度手作業で行うのは非効率であり、他の業務を圧迫してしまいます。このワークフローを活用すれば、BoxにPDFファイルをアップロードするだけで自動的に圧縮処理が実行され、ファイル共有や管理の手間を大きく削減することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxで資料や契約書などを管理しており、頻繁にPDFの容量圧縮を行っている方
• 様々なPDFファイルを1MB以下に圧縮する方法を手作業で行っており、非効率だと感じている方
• ファイル共有のプロセスを自動化することで、チーム全体の生産性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• BoxにファイルをアップロードするだけでPDFの圧縮が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を他のコア業務に充てることができます。
• 誰が実行しても同じ手順で圧縮処理が行われるため、圧縮漏れや手順のばらつきを防ぎ、業務の標準化に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションで「ブラウザを操作」アクションを設定し、任意のオンラインPDF圧縮ツールでファイルを圧縮し、ダウンロードします。
5. 続いて、オペレーションでデータ変換機能の「正規表現によるデータの置換」アクションを活用し、圧縮後のファイル名に用いる情報を整えます。
6. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、圧縮およびリネームしたファイルを指定のフォルダに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、アップロードを検知する対象のフォルダを、任意のフォルダIDに設定することが可能です。
• ブラウザ操作のアクションでは、利用したいオンラインPDF圧縮ツールのURLや、サイト上でのクリック操作などを自由に設定し、使い慣れたツールで自動化を実現できます。
• Boxに圧縮後のファイルをアップロードするアクションでは、保存先のフォルダやファイル名を任意に設定できます。

■注意事項

• BoxとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。