■概要

請求書やアンケート用紙などの書類をスキャンした後、その内容をGoogle スプレッドシートに手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Yoomフォームにファイルがアップロードされるだけで、OCRによる文字情報の読み取りからGoogle スプレッドシートへの表作成までの一連のプロセスを自動化でき、手入力の手間や入力ミスといった課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 紙やPDF、画像などを、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートで管理している経理担当者の方
• アンケートや申込書の内容を手入力でデータ化しており、作業の効率化を図りたいと考えている方
• OCRとGoogle スプレッドシートを連携させ、データ入力作業そのものを自動化したいと考えているDX推進担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへのファイル提出を起点に、OCRでの読み取りからGoogle スプレッドシートへの転記までが自動化されるため、データ入力の時間を削減できます。
• 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
2. トリガーでYoomフォームを選択し、「画像データをアップロード」アクションでファイルが送信されたらフローが起動するように設定します。
3. 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、フォームで受け取ったファイルから文字情報を読み取ります。
4. 続いて、Google スプレッドシートの「新しいスプレッドシートを作成」と「セルに値を入力」アクションで、書き込み先のシートと見出し行を作成します。
5. 最後に、繰り返し処理と「レコードを追加する」アクションを組み合わせ、OCRで読み取ったデータを1行ずつGoogle スプレッドシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の設定では、読み取るファイルからどの項目を抽出するかを任意でカスタマイズすることが可能です。
• Google スプレッドシートにレコードを追加する設定では、どの列にどのデータを追加するかを自由に設定でき、前段のOCR機能で取得した値を埋め込めます。

■注意事項

• Google Drive、Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCR、繰り返し処理オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。