■概要
Outlookで受信した申込メールの内容を、一件ずつMicrosoft Excelに手作業で転記する業務は、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、OutlookからMicrosoft Excelへのデータ転記を自動化し、申込情報の管理を効率化することが可能です。OutlookとMicrosoft Excelの連携を通じて定型的な転記作業から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した申込メールや問い合わせの内容をMicrosoft Excelで管理している方
- 手作業でのOutlookからMicrosoft Excelへのデータ転記に手間やミスを感じている方
- 定型的な転記作業を自動化することで、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのメール受信時にMicrosoft Excelへ自動で情報が追加されるため、これまで手作業で行っていたデータ転記の時間を短縮できます
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでテキスト抽出機能を選択し、メール本文から必要な情報を抽出する設定を行います
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のファイルに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールが格納されるフォルダIDを任意で設定できます
- Microsoft Excelでレコードを追加するアクションでは、対象となるファイルのドライブID、アイテムID、およびシート名を任意で設定してください
■注意事項
- Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります
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