■概要
契約に関するメールをGmailで受信後、手作業でDocuSignのエンベロープを作成・送信する業務に手間を感じていませんか。手動での対応は、宛先や添付ファイルの間違いといったミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーとしてDocuSignでの一連の操作が自動で実行されます。こうしたDocuSignの自動化によって、契約締結に関わる業務を効率化し、よりコアな業務に集中できる環境を構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignでの契約書送付業務に、日々多くの時間を費やしているご担当者の方
- Gmailで受信した契約情報を手作業でDocuSignに入力している方
- DocuSignの自動化によって、契約締結プロセスを効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信後、手動で行っていたDocuSignでのエンベロープ作成や送信作業が自動化され、契約業務にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による宛先の設定ミスや添付ファイルの漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、契約業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「エンベロープを作成」アクションを設定し、受信したメールの情報をもとにエンベロープを作成します。
- 続けて、DocuSignの「エンベロープに添付ファイルを追加」アクションを設定します。
- 最後に、DocuSignの「エンベロープを送信」アクションを設定し、作成したエンベロープを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、契約情報が含まれるメールを特定するためのキーワード（件名や送信元アドレスなど）を任意で設定してください。
- DocuSignの各アクションを設定する際に、連携している任意のアカウントIDを選択して設定してください。
■注意事項
- Gmail、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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