■概要
問い合わせメールの内容をSalesforceに転記し、そこから契約書を作成・紐付けする作業は、手間がかかる上に転記ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信すると、自動でSalesforceへリード情報を登録し、Googleドキュメントを元にした契約書を生成してレコードに紐付けるまでの一連の流れを自動化できます。仕組みを構築し、契約関連業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailからの問い合わせをもとに、Salesforceへの手入力作業に手間を感じている営業担当者の方
- 契約書作成業務の自動化を検討している法務・営業事務の方
- Salesforceを中心としたリード管理から契約までのプロセス全体の効率化を目指しているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信を起点に、Salesforceへのリード登録から契約書作成、紐付けまでが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるデータの転記ミスや、生成した契約書の添付漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとSalesforceをYoomと連携します
- トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します
- 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を設定し、受信したメールの本文からリード情報（会社名、担当者名など）を抽出します
- 続いて、Salesforceの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報をもとにリードを新規作成します
- 次に、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、リード情報を差し込んだ契約書を作成します
- 最後に、Salesforceの「レコードと紐付けるファイルをアップロード」、「アップロードしたファイルのコンテンツIDを取得」、「ファイルとレコードを紐付ける」アクションを順に設定し、作成した契約書ファイルを該当のリードレコードに紐付けます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceの各アクション設定では、ご利用の環境に合わせた任意のマイドメインURLや、リード以外のオブジェクト（取引先など）のAPI参照名を設定することが可能です
- Googleドキュメントから書類を発行する際には、契約書の雛形となる任意のGoogleドキュメントのファイルIDや、発行した書類の格納先となるGoogle DriveのフォルダIDを設定してください
■注意事項
- Gmail、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- データベースを操作するオペレーションで、レコード追加や更新を行う際は、Salesforceの入力形式に沿って設定を行ってください。例えば、Salesforceの入力形式が選択式かつ英語入力の場合、選択肢に存在しない値や異なる言語で入力した値はエラーとなりますのでご注意ください。
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